El lenguaje claro en las memorias de sostenibilidad

Las memorias de sostenibilidad son un instrumento primordial en la comunicación de las empresas. Son una parte fundamental para las empresas socialmente responsables y obligatoria legalmente en más casos cada vez. Si queremos fomentar la transparencia y la conexión con inversores, clientes y el resto de stakeholders, estos necesitan confiar en nuestra gobernanza. Comunicar regularmente los planes estratégicos y su progreso a través de informes detallados genera confianza y reduce la falta de información.

Además, vivimos en un mundo plagado de noticias falsas o interesadas. A menudo, las empresas se ven afectadas por el greenwashing o incluso por el greenhushing. Resulta desmoralizador para muchas organizaciones y sus líderes estar plenamente convencidos de sus buenas prácticas y, sin embargo, verse envueltos en polémicas. ¿No será que no comunicamos bien lo que hacemos?

Los medios y los analistas van a escrudiñar esta memoria, así que es una oportunidad de oro para definir nuestra estrategia de comunicación y reforzar la gobernanza. Según Harvard Business Review, los inversores de alto perfil quieren proteger su propia reputación y evitan aquellas empresas con informes poco claros. También debemos acercarnos más a nuestros detractores. En ambos casos, hablando en su idioma.

A menudo, la terminología y el lenguaje técnico empleado dificultan su comprensión más allá del departamento que lo haya elaborado. Si queremos de verdad que empleados, accionistas y otros grupos de interés conozcan las actividades realizadas y los objetivos de nuestra organización, debemos comunicar el mensaje de una manera clara para todos.

¿Y si la verdadera responsabilidad pasa por que nos entiendan?

Las primeras iniciativas organizadas para hacer más comprensibles las comunicaciones surgen en los 60, en la América de los derechos civiles. Nació del convencimiento de que si no entendemos las leyes que nos afectan no puede haber democracia. De aquí surgió un movimiento mundial que promueve el uso del «lenguaje claro» para las administraciones públicas en su relación con la ciudadanía. Este mensaje ha ido calando en las sociedades democráticamente más avanzadas y la responsabilidad de entender las leyes por parte de los ciudadanos se ha convertido en el derecho a comprender. Ahora, la pelota está en el tejado de las organizaciones, que tienen el deber de comunicar de forma clara.

A menudo, la terminología y el lenguaje técnico empleado dificultan su comprensión más allá del departamento que lo haya elaborado.

Diferentes administraciones están adaptando los principios del lenguaje claro en sus comunicaciones, pues han comprobado que repercute en eficacia, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero público. Y cada vez hay más ejemplos de empresas que se dan cuenta de sus beneficios, ya que supone una ventaja competitiva. Por ejemplo, una comparativa más fácil entre hipotecas o seguros puede inclinar la balanza a nuestro favor en la experiencia del cliente.

¿Qué podemos trasladar a las memorias de sostenibilidad?

Por un lado, debemos cuidar que cada una de las afirmaciones esté bien argumentada. Cada uno de los puntos de nuestro propósito debe estar apoyado en datos. Si evitamos la ambigüedad y las frases grandilocuentes y redactamos de una manera sencilla, el relato no solo es transparente, sino que lo parece.

Al huir de términos técnicos y dirigimos a los grupos de interés en un lenguaje que entiendan, ponemos a la persona y sus necesidades en el centro. La redacción en un lenguaje claro se centra en el lector. No omite información, sino que la hace más comprensible. Sus recomendaciones no son reglas estrictas; la única regla es ser claro con la audiencia.

Internamente, la memoria de sostenibilidad puede ser un documento muy potente para que los empleados se identifiquen con el objetivo de la empresa y entiendan los pasos que se dan. Ellos se pueden convertir en los mejores embajadores de nuestra marca si les comunicamos de forma clara unos objetivos de los que puedan sentirse orgullosos.

Externamente, no basta con difundir las memorias entre los accionistas y grupos locales donde la organización opere. Si las diseñamos con criterios de lenguaje claro, pueden ser nuestra mejor herramienta de marketing.

La propia definición de lenguaje claro nos da las tres claves principales para conseguir los tres principios que la definen: «Un comunicado está escrito en lenguaje claro si su redacción, su estructura y su diseño son tan transparentes que los lectores a los que se dirige pueden encontrar lo que necesitan, entender lo que encuentran y usar esa información».

Esta declaración nos anima a adoptar un enfoque integral, no solo en la parte del contenido, sino también en la forma. Si además evaluamos el documento cuando se elabora, podremos confirmar la idoneidad del mismo. Y si verificamos el uso que se hace del mismo una vez que se distribuye, podremos comprobar el efecto de nuestra comunicación.

Nuestro mensaje llega siempre mejor si somos más claros.

Arancha Caballero es fundadora y CEO de Nuadda Translations y presidenta de ANETI

La entrada El lenguaje claro en las memorias de sostenibilidad se publicó primero en Ethic.